WEB会議ツールを導入しようと思っている人
「WEB会議ツールって結局何がいいんだろう」
「それぞれのツールにどんなメリット・デメリットがあるのか知りたい」
そんなお悩みを持っている方向けに
今回はweb会議ツールそれぞれのメリットデメリットを紹介していきたいと思います。
本記事を書いているのはホームページ制作会社勤務のながせ氏。
社内のやりとりや社外との商談など日頃から
web会議ツールを使っているので実際使ってどうか？というところも踏まえて
比較していきたいと思います。
よくネットの記事で
web会議ツール20選！みたいなのがあるけど多すぎて見る気なくす…
なので今回はそんなお悩みにお答えし、
いくつかの有名どころツールのメリットデメリットを比較していきたいと思います。
そもそもWEB会議ツールを使うメリットって？
最近何かと「WEB会議で」聞くけど、実際Web会議ってどうなの？
ツールの導入とか費用を考えると結局対面の方がいいとかならないのかな？
と疑問に思うところがあるかもしれません。
そこでまずはweb会議のメリット・デメリットを紹介します。
ツールをうまく活用できれば
労働時間の短縮や生産効率をあげることもできるものだと思います。
・社外に出る必要が減り出張費などが削減できる
・移動時間などの業務以外の時間を削減できる
・パソコンがないとできない
・雰囲気や空気感が伝わりづらいことがある
・対面のように各々で話すことができない
上記の通り。
オンラインと対面の大きな違いは手軽さという点だと思います。
例えば
夕方6時から打ち合わせを入れるにしても
オンラインなら家から出席可能なので、終わったらすぐ仕事終了。
これが対面だと少なからず移動時間や待ち時間が発生します。
そこから会社に戻って〜などとしたら家に着くのは何時になるのか…
こんな感じでちょっと遅めのミーティングも
オンラインならみんなの都合も合いやすいでしょう。
一方デメリットとしては
手軽さゆえに業務時間外に仕事の連絡ができてしまったり
会議中の雰囲気が伝わりにくいことがあるということ。
オンラインの会議だと意見交換時も
各々が隣の人と話したりすることもできません。
「〇〇さんの意見はどうですか？」と指名する形になるので
会議の内容によっては意見が出しづらいこともあるでしょう。
会議の内容などによって使い分けることも検討するといいと思います。
web会議ツールのメリットデメリット比較表
今回比較するツールは下記の通り
・zoom
・Skype
・Teams
・ハングアウトミーツ
・Webex Meeting
この5つのツールはテレビ会議システムの中でも
特に有名でして日本の利用者数も多いです。
主な機能の比較は下記の通り。
だいたいどのツールも
・基本的には無料で使える
・画面の共有ができる
といった必須機能は抑えています。
とはいえそれぞれちょっとしたところが違かったり
使う相手や人数によっても使い心地が変わってくると思うので
1つ1つのツールについて詳しく見ていきましょう。
①zoom
zoomは日本で一番使われているweb会議システムです。
web会議をあまり使ってなくても聞いたことはあるのではないでしょうか？
そんなzoomのメリットとデメリットを紹介します。
・背景画面が変えられるので自宅を写さずしてミーティングに参加できる
上記の通り。実際私も会社でミーティングを行う際はzoomを使うことが多いのですが通信が悪かったり、音声が遠かったりなど
不具合はほとんどなかったです。
イメージ的には半年に１回、通信障害があるかないかくらいですかね。
アプリがなくても参加できるしURLを共有すればすぐに会議に参加できるのも魅力的です。
・zoomから事前にURLを送ることができない（別のチャットでURLを送る必要がある）
上記の通り。
zoomはミーティング専用のシステムなので他のメッセージアプリやメールで
わざわざ連絡する必要があります。ちょっとだけ手間。
ただ、URLは使い回しができるので1回通知すれば済む話でもあります。
（セキュリティ的にはダメでしょうけど）
ここから分かる通り
zoomを無料で使う場合には
・取引先や外部との短時間の打ち合わせ
・１回だけの短時間で終わるミーティング
・1対1の商談
には向いていると思います。
職場で長時間やるには無料だとちょっときつそうなので
有料版の購入を検討してみてください。
②Skype
zoom同様ゲストの会員登録が不要なのが嬉しいスカイプ。
zoomと機能が似ているように思いますがどのように違うのか比較していきたいと思います。
まずzoomと大きく異なるのはコンセプトで
・zoom：テレビ会議
・Skype：テレビ電話
上記の通りで、想定している人数感が違います。
そのため最大参加人数も50人とちょっと少なめ。
・音声品質が高い
上記の通り。
Skypeは少人数の場合は通話品質が高いようです。
ただ、その分データ通信量も大きく
通信環境が悪いとよく聞こえなかったり、人数が多くなると
接続が悪くなったりするのがたまにキズですね。
・カレンダー連携ができない
他のツールにあるような
カレンダー連携機能がないところが残念ポイントです。
普段カレンダーで予定を管理している方は
わざわざ自分でカレンダーに会議と入れなければなりません。
すでに会社やチームで共通のカレンダーがある場合は他のツールを検討した方が効率いいかもですね。
Skypeを使う場合は
・少人数でミーティングや通話を行う場合
・取引先との長めなミーティング
が向いているかと思います。
スカイプなら無料版でも時間制限がありません。
３人以上で長めのミーティングをしたい場合はスカイプを検討してみてください。
③Teams
こちらはただの会議アプリというよりは社内コミュニケーションのツールというイメージが強いです。
そのためオンラインミーティングだけでなく
社内の人とチャットしたりプロジェクトの整理もできるようです。
Teamsの特徴はなんと言っても会議参加人数が300人と、とにかく多い。
・参加最大人数が多い
・有料版も比較的お安い
繰り返しですがTeamsはテレビ会議するためだけのものというよりは
プロジェクト管理などもできるものです。
今社内やチームで使っているチャットツールがないという状況であれば
導入を検討してみてください。
・すでにチャットツールを利用している場合重複してしまう
様々な機能がある分、すでにチャットツールやプロジェクト管理ツールがある場合は機能が重複し「こっちで連絡しましたよ」と連絡が行き違いになったりすることがありそうです。
そのためTeamsを使う場合は
・社内コミュニケーションツールの導入を考えている
・Microsoft Officeをよく使っている
という場合が向いていると思います。
④Google Meet
Gmailを使っている方なら馴染みがある、Googlemeet（旧称：ハングアウトミーツ）です。
他のツールと比べると投票などがない分、機能面はちょっと劣るのかなというイメージですが詳しく見ていきましょう。
・Googleサービスとの連携がしやすい
上記の通り。
ちょっと前まで実際に会議はGooglemeetで行っていましたが
会議を立ち上げたときにそのままグループへ招待メールを送ったり
カレンダーに入れることもできます。
すでにGmailを使っている場合は改めての登録も不要なのでオススメのツールです。
ですがGoogleのアカウントを持っていない人や
連絡先を知らないとちょっと使いづらいかもしれません。
・人数に関わらず時間制限がある
このため、Googlemeetを使う場合は
・すでにGoogleのアカウントを持っている相手とのやり取り
・短時間のミーティング
なら向いているといえます。
⑤Webex Meeting
こちらはあまり馴染みがない人も多いかもしれませんが
ゲストの登録も不要で手軽に使えるweb会議ツールです。
・直感的に使える
こちらは使ったことがないものだったので、実際にインストールして使用したのですが
確かに他のツールよりも直感的な操作ができるイメージでした。
私が使ったときは回線も安定していました。
・有料版もまあまあ料金がかかる
デメリットとしては時間制限くらいなのと
zoomなどよりも圧倒的に利用者が少ないため「なんのツール？？」となる可能性が高いことかなと思います。
以上、web会議のツールの比較と
それぞれのメリット・デメリットを紹介しました。
場面によって使い分けることも検討し使ってみてください。
本記事は以上です。
